Comment reussir la scenographie evenementielle de son evenement professionnel ?
Lors d'un évènement professionnel, chaque détail compte : le choix du lieu, le programme, les intervenants, la scénographie... Plus qu’un décor, cette dernière crée une ambiance particulière, oriente vos invités et véhicule l’image de votre entreprise, qui marque les esprits des participants et reflète vos valeurs d'entreprise. Mais comment concevoir une scénographie impactante ? Voici quelques clés pour faire de votre évènement une réussite, du premier regard jusqu’au dernier souvenir
1. Concevez une scénographie alignée avec vos objectifs et votre identité visuelle
Avant même de programmer la scénographie de votre événement, vous devez définir :
- le message clé que vous souhaitez envoyer à vos convives, clients, partenaires. Que voulez-vous vraiment leur dire ? La scénographie doit être en accord avec votre identité d'entreprise, mais aussi vos objectifs ;
- l'atmosphère désirée pour ce moment. Pour une conférence bancaire, par exemple, on privilégiera une atmosphère sobre et élégante, rassurante pour vos invités, tandis que le secteur de luxe pourra opter pour un univers plus glamour ;
- le thème de l'évènement. Qu'il s'agisse des couleurs, des formes, des matériaux et des lumières, tous ces éléments doivent raconter une même histoire, avoir un fil conducteur commun.
Ce n'est qu'une fois que vous avez tous ces éléments en tête que vous pouvez commencer à penser à l'organisation de l'événement, à sa scénographie et aux supports visuels dont vous avez besoin. Mais nous avons une bonne nouvelle pour vous : vous n'êtes pas obligé de le faire seul. Chez Insitis, nous vous accompagnons dès cette étape, vous proposons une scénographie unique et sur-mesure.
2. Ne négligez pas l’entrée et l’espace d’accueil de vos invités
L’expérience commence dès les premiers pas de vos invités sur le lieu de l’évènement. L’entrée doit être claire, fluide et immédiatement impactante : signalétique intérieure et signalétique extérieure, habillage des façades, arches ou éléments lumineux peuvent créer un effet “waouh” qui met vos convives dans l’ambiance dès leur arrivée.
L’accueil doit aussi être pensé dans ses moindres détails, et notamment en termes de praticité : zone d’enregistrement, vestiaire, orientation vers la salle… Rien ne doit être laissé au hasard. Une entrée réussie donne le ton et installe une première impression positive.
Avec Insitis, nous concevons et installons les supports visuels adaptés à votre lieu et à vos besoins pour un accueil sans accroc. Nous pouvons concevoir habillage mural, PLV décorative, kakémono, vitrophanie, signalétique directionnelle dès l’arrivée
3. Pensez à la circulation et à l’ergonomie du lieu de votre évènement
Pour qu'une scénographie événementielle soit réussie, la circulation entre les différents espaces doit être facile et sans embouteillages. Pour cela, vous devez :
- prévoir des zones de passage dégagées,
- orienter les convives avec une signalétique claire
- optimiser l’agencement des stands, buffets ou espaces networking,
- dissimuler les zones techniques ou logistiques.
La délimitation de l’espace sur un événement peut se faire de différentes façons : cloisons textiles décoratives, palissades habillées, stèles, arches, murs végétaux, barrières etc…
L’objectif ici est de créer un parcours fluide et agréable pour vos invités, où chaque espace a sa fonction, favorisant l'expérience des participants
4. Marquez les esprits et mettez en valeur les moments clés de votre évènement
La scénographie doit aussi servir à capter l’attention au bon moment. Qu’il s’agisse d’une prise de parole, d’une remise de prix, d’une démonstration produit ou d’un concert, la scène doit être parfaitement mise en valeur.
Tout de l'éclairage au positionnement des spectateurs, en passant par l'habillage et les arrière-plans visuels, contribue à focaliser l’énergie et à créer un souvenir marquant.
Votre scénographie donne de la force à vos temps forts et met en avant vos intervenants. Un soin particulier doit être porté à chaque détail de votre scène, mais aussi aux différents supports visuels afin de soutenir vos messages et vos moments clés.
Chez Insitis, nous avons travaillé sur la décoration de plusieurs évènements afin de créer une expérience immersive unique pour les invités de nos clients : habillage de scène, backdrop, photocall, décor scénographique, murs interactifs
5. Pour un event mémorable, offrez à vos invités des lieux de rencontre et de détente
Pendant ces événements d'envergure, les moments d’échanges informels, de détente ou de networking sont tout aussi importants pour vos invités que vos messages. Chaque espace est une opportunité d’engagement et de partage, au service de votre image d'entreprise et de votre message.
Prévoyez des animations tout au long de la journée, un coin détente et cosy pour favoriser les discussions, ou encore un photobooth pour que chaque invité reparte avec un souvenir de cet instant.
Chez Insitis, nous avons récemment mis en place un mur sensoriel qui permettait aux convives de se familiariser avec différentes matières au toucher, mais aussi un mur olfactif qui offrait la possibilité aux invités de repartir avec un échantillon de parfum, à décrocher au moment de leur départ.
En conclusion, pour atteindre vos objectifs pendant cet événement, vous devez soigner chaque détail. Chez Insitis, nous sommes là pour vous aider dans chacune des étapes de votre scénographie, mais aussi de l'organisation de votre manifestation professionnelle.
Notre mission : créer avec vous un évènement qui vous ressemble, fluide, impactant et mémorable
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